Glossaire

Acte

Document écrit qui constate une convention passée entre une ou plusieurs personnes. On distingue :

- Acte sous seing privé : acte établi par les cocontractants sous leur seule signature et qui peut être facilement contesté ; chacun peut dénier sa signature.

- Acte authentique : acte dressé reçu par une personne dotée d’une autorité publique. Au nombre de ces personnes, on distingue les autorités administratives (ministres, préfets, maires), les autorités judiciaires, les officiers d’état civil, les officiers publics comme les huissiers, les greffiers et les notaires. L’acte authentique est doté de prérogatives exorbitantes du droit commun. Il fait foi par lui-même (force probante) et il s’exécute sans avoir besoin d’une reconnaissance judiciaire (force exécutoire). Dans la sphère des actes privés, l’acte notarié est le principal acte authentique.

Attestation

Certification écrite d’une situation de fait ou de droit délivré par le notaire, par exemple, à la suite de l’acquisition d’un bien immobilier ou dans le cadre du règlement d’une succession.

Authenticité

Caractère d’un acte notarié reçu par un officier public compétent.

- au sens premier, signifie ce qui est exact, sincère, véritable.

- au sens étymologique, signifie « se suffit à lui-même ». L’acte authentique trouve sa force en lui-même.

- au sens juridique, l’acte authentique :

    - Emane d’une autorité publique compétente

- Est entouré de formalités (les solennités)

- Est signé par cette autorité

- Est garanti par le notaire : ce dernier s’assure que l’acte corresponde à la volonté des parties

- Est doté d’effets puissants : date certaine (sa date ne peut être remise en cause que difficilement), force probante (il confère un caractère incontestable aux frais énoncés), force exécutoire (l’acte produit les effets d’un jugement définitif).  

Bordereau d’inscription hypothécaire

Document adressé au Bureau des Hypothèques, résumant les caractéristiques essentielles d’un acte pour prendre des garanties sur le bien d’un débiteur.

Brevet (acte en)

Acte authentique non conservé par le notaire (exemple : certaines procurations, certificat de propriété).

Bureau annexe

Bureau secondaire, dépendant d’un office, situé dans une autre commune.

Cadastre - documents cadastraux

Le cadastre sert pour l'établissement de l'assiette ou recouvrement des impôts locaux. Les documents délivrés par les services du cadastre permettent d'identifier le bien immobilier (plan et superficie cadastrale ou immobilière, adresse etc..).

Certificat d'urbanisme

Document délivré par les services administratifs, permettant de savoir si le terrain est constructible ou non, de connaître les règles d'urbanisme applicables dans la commune concernée. Il ne doit pas être confondu avec les divers renseignements : note d'urbanisme, certificat d'alignement, de numérotage, de carrière (pour Paris principalement), site protégé, zones soumises à des règles particulières etc.

Chancellerie

Services du ministère de la Justice chargés de la surveillance de la profession, de l'instruction des dossiers de nomination des notaires, de l'implantation, des créations, et des suppressions des études. C'est l'interlocuteur habituel du Conseil supérieur du notariat. La Chancellerie est associée au groupe de travail Démarche Qualité Notariale, plus particulièrement en matière de déontologie.

Clerc de notaire

Employé des études. On distinguait les clercs et les employés de notaires. Avec la nouvelle convention collective, cette appellation est remplacée par celle du collaborateur (cadre, technicien, employé) ; toutefois, les anciennes appellations (principal clerc, clerc hors rang, clerc aux formalités...) demeurent courantes.

Clerc habilité

Salarié, diplômé notaire, autorisé par son employeur à recevoir la signature des clients lors de la conclusion d'un acte.

Compte client

Compte ouvert pour chaque client. Le notaire a l'obligation de réclamer avant tout acte une provision. Le compte client ne doit pas être débiteur, doit être soldé à la fin de l'opération et s'il n'est pas mouvementé depuis plus de 3 mois, il est consigné à la Caisse des dépôts et consignations.

Conservation des hypothèques

Service administratif dépendant de la Direction Générale des Impôts chargé de la publicité foncière et de la gestion du fichier immobilier. Il regroupe tous les actes de notaires dans ce domaine et perçoit certains droits fiscaux (taxe de la publicité foncière, droits d’enregistrement...). Voir aussi publicité foncière.

Consignation sur frais : voir provision

Copie, simple copie, copie exécutoire, copie hypothécaire

- Copie ou simple copie : reproduction littérale, non certifiée, d'un original, généralement par photocopie

- Copie exécutoire : copie authentique de la minute certifiée par le notaire revêtue de la formule exécutoire ; elle est remise par exemple à l'huissier pour obtenir l'exécution du contrat. (Exemples : bail, reconnaissance de dettes). Le terme ancien de « grosse » est encore en usage (car autrefois écrit en grosses lettres).

- Copie hypothécaire : copie de la minute destinée à la conservation des hypothèques et conservée par elle, servant à alimenter le fichier immobilier.

Déboursés ou Débours

Sommes acquittées par le notaire pour le compte de son client servant à rémunérer les différents intervenants (géomètre, syndic) concourant à la réalisation de l'acte par l'obtention des pièces et documents nécessaires.

Droit d'Enregistrement

Impôt versé par le notaire pour le compte du client au Trésor Public à l'occasion de certains actes ou successions.

Émoluments/honoraires

Deux modes de rémunération des notaires :

- Les émoluments sont une rétribution tarifée et obligatoire allouée à un officier ministériel pour son travail.

- Les honoraires sont la rémunération des services et démarches (consultations par exemple) et des actes non tarifés (correspondant à des activités situées en secteur concurrentiel). Ces honoraires peuvent être modulés et doivent faire l'objet d'un accord préalable entre le notaire et son client (règles posées par l'article 4 du décret du 8 mars 1978).

État de frais

Compte détaillé fourni par le notaire après l'exécution de toutes les formalités : il fait ressortir les droits de toute natures payés au Trésor, les déboursés et les émoluments ou honoraires. Il en est établi un par acte de manière séparée du relevé de compte.

État hors formalité

Renseignements fournis par le Bureau des Hypothèques afin de vérifier préalablement à la signature d'un acte la propriété d'un bien et si celui-ci est, ou non, grevé d'hypothèques.

État sur formalité

Renseignements sur la situation hypothécaire demandée après la signature de l'acte lors de son dépôt au Bureau des Hypothèques et permettant de contrôler la situation en fonction de laquelle l'acte a été signé.

Étude

Office du notaire.

Formalités

Tâches matérielles et démarches administratives exécutées par le notaire soit avant soit après la signature de l'acte, pour assurer sa préparation et une exacte information de l'acheteur, puis son exécution. Les formalités donnent lieu à des émoluments calculés en unité de valeur (voir ce mot).

Honoraires (article 4 du décret)

Rémunération perçue par le notaire pour les actes et les services rendus dans le cadre des activités notariales dont la tarification n'est pas fixée par le décret. Il en est ainsi, par exemple, en matière de sociétés, en matière commerciale, lors de consultations juridiques et fiscales, d'expertises, dans le cadre du conseil en général. Ils sont fixés d'un commun accord entre le client et le notaire. Le client doit être averti préalablement et par écrit du caractère payant du service qu'il demande, de son montant estimé ou du mode de calcul de la rémunération à prévoir.

Inspection

Vérification généralement annuelle d'une étude par des notaires d'un autre département assistés d'un expert-comptable qui contrôlent la comptabilité, la tenue de l'étude et la situation fiscale du notaire inspecté. Un rapport d'inspection est transmis au Président de la Chambre et au Procureur de la République.

Mainlevée

Acte par lequel un particulier ou un juge arrête les effets d'une hypothèque, d'une saisie, d'une opposition.

Minute

L'original d'un acte authentique. Il fait preuve, jusqu'à inscription de faux, de ce qui y est contenu et attesté par le notaire.

Monopole/ hors monopole

- Le monopole, ou domaine réservé, est le terme économique qui englobe tous les actes que seul un notaire peut recevoir (donation, hypothèque, testament authentique) ou qui ont un rapport avec le fichier immobilier (vente, servitudes, affectation hypothécaire, etc.).

- Le hors monopole inclut tout ce qui n'est pas du domaine réservé à la compétence des notaires, en particulier les actes relatifs au monde des affaires (vente de fonds de commerce, sociétés, bail commercial, négociation immobilière).

Négociation

Il y a négociation lorsqu'un notaire, mandaté par un client, pour vendre un bien, immobilier le plus souvent, recherche un acquéreur, le trouve, puis reçoit l'acte de vente ou participe à sa réception.

Notaire/notaire associé/notaire assistant/ notaire salarié/notaire stagiaire

Notaire/notaire associé : officier public qui a pour fonction principale de recevoir les actes et les contrats privés, de leur donner le caractère authentique, de les conserver pendant 100 ans et d'en délivrer des copies exécutoires (grosses) ou authentiques (expéditions). Il a un rôle essentiel de conseil de d'information des cocontractants. Il peut avoir des activités accessoires de négociation, de gestion et d'expertise.

Notaire assistant : diplômé notaire, employé dans un office, n'exerçant pas la fonction de notaire. Notaire salarié : notaire nommé par le Ministre de la Justice, non titulaire d'un office, employé dans un office, avec un statut de cadre salarié.

Notaire stagiaire : étudiant qui n'a pas encore passé son diplôme de notaire.

Notification au Syndic

Obligation légale d'informer le syndic de copropriété du changement de propriétaire. A cette occasion, la situation du vendeur dans la copropriété est apurée.

Nue-propriété

Démembrement du droit de propriété qui donne à son titulaire le droit de disposer de la chose, mais ne lui confère ni l'usage, ni la jouissance, lesquels sont les prérogatives de l'usufruitier sur cette même chose.

Officier public ministériel

Personne que l'État a nommé titulaire d'un office pour remplir une fonction officielle sous son contrôle.

Panonceau

Enseigne traditionnelle (date de Philippe le Bel) et officielle des offices de notaires.

Plainte

Réclamation d'un client ou d'une association de consommateurs adressée au notaire, au Président de la Chambre ou au Procureur de la République ; celle-ci peut aboutir à un procès avec mise en cause de la responsabilité du notaire.

Préemption

Droit légal prioritaire d'achat au bénéfice de particuliers et de certaines collectivités (par exemple communes, locataires, Safer etc..) nécessitant une notification préalable. Cette notification fait commencer le délai dont dispose le bénéficiaire du droit pour dire s'il achète ou pas au lieu et place de l'acheteur.

Provision ou Consignation sur frais

Somme que le décret impose au notaire de demander avant la signature des actes. La provision doit être suffisante pour acquitter les frais : taxes, déboursés et émoluments.

Publicité foncière

Ensemble des règles destinées à faire connaître aux tiers intéressés la situation juridique des immeubles par le moyen du fichier immobilier tenu par les Pouvoirs Publics.

Quotité disponible

Partie du patrimoine dont on peut librement disposer pour la transmettre à quiconque.

Relevé de compte

Relevé de toutes les opérations d'entrée et de sortie de fonds sur le compte ouvert, dans l'office du notaire, au nom du client.

Reçu/décharge

- Le reçu est la pièce comptable attestant que le client a remis au notaire des fonds ou des valeurs.

- La décharge est un document dans lequel le client atteste avoir reçu les pièces le concernant ou reconnaît avoir bien reçu le conseil du notaire.

Répertoire des actes

Registre récapitulant par ordre de date tous les actes de l'année d'un office ; un exemplaire est conservé à l'étude, l'autre est adressé au greffe du Tribunal de grande instance.

Salaire du Conservateur des Hypothèques

Somme versée au Conservateur des Hypothèques pour l'exécution des formalités hypothécaires.

Sceau

Cachet contenant la représentation de la République française et le nom du notaire, apposé sur les actes notariés et attestant que l'acte émane d'un officier public.

Secret professionnel

Interdiction absolue de divulguer à des tiers tout ce qui vient à la connaissance du notaire en raison de ses fonctions, sauf autorisation particulière de la loi. Le secret professionnel s'applique au notaire et à toute personne travaillant dans son office.

Tarif

Barème officiel résultant d'un décret qui permet de calculer le montant des émoluments des notaires.

Taxe

Mode de calcul des émoluments, frais, débours et honoraires d'un notaire, résultant de l'application du tarif ; en cas de contestation, il peut faire l'objet d'un recours devant la Chambre départementale ou devant le tribunal.

Taxe de Publicité Foncière ou T.P.F.

Somme versée par le notaire pour le compte du client au Trésor public représenté par la Conservation des Hypothèques quand l'acte concerne un immeuble.

Transaction

Il y a transaction lorsqu'en cas de désaccord entre les parties, le notaire les rapproche ou participe à l'obtention d'un accord.

Usufruit

Démembrement du droit de propriété qui confère à son titulaire le droit d'utiliser la chose, et d'en percevoir les fruits, mais non celui d'en disposer, lequel appartient au nu-propriétaire.

Unité de Valeur ou U.V.

Unité de compte fixée par le tarif pour rémunérer l'exécution des formalités et de certains actes (ex : procuration, notoriété).

Elle est égale à 3.90 € hors TVA.